Berkontribusi dalam Diskusi-diskusi

Kekuatan dari sebuah tim terletak pada anggota-anggotanya yang mampu membagikan gagasan-gagasan dan pengalaman-pengalamannya. Kebanyakan dari sharing terjadi melalui pertemuan-pertemuan diskusi. Semakin baik keterampilan diskusi Anda, semakin besar pula kemampuan Anda untuk membantu tim. Keterampilan-keterampilan diskusi sangat bermanfaat dalam berbagai situasi.

Apa yang dapat Anda lakukan?

·         Kontribusikan gagasan dan usul-usul Anda dalam diskusi-diskusi

·         Dengarkan anggota lain

·         Berikan bantuan Anda untuk menjalankan/mengendalikan diskusi-diskusi tim

Daftar Keterampilan diskusi

Daftar di bawah ini memberikan contoh yang sangat bermanfaat tentang keterampilan diskusi. Berapa poin dibawah ini yang Anda latih secara teratur?

·         Saya memberikan alasan-alasan bagi opini-opini saya

“Saya tidak setuju. Saya mendapat lebih banyak keluhan dari orang-orang tentang materi paket pelatihan daripada tentang jadwal pelatihan”

·         Saya bertanya kepada anggota lain untuk menjelaskan alasan-alasan dibalik opini-opini mereka

“Bu Tutik, apakah Anda dapat memberikan penjelasan lebih lanjut tentang usulan Anda bahwa kita membutuhkan lebih banyak sarana pembinaan?”

·         Saya membantu anggota lain untuk terlibat dalam diskusi dengan menanyakan ide atau opini mereka

“Bolehkah saya mendengar gagasan Pak Dedeng dan Bu Keke tentang bagaimana meningkatkan mutu materi pelatihan kita?”

·         Saya mencoba untuk membawa tim kembali pada pokok diskusi jika diskusi telah melebar atau menyimpang

“Saya setuju bahwa kegiatan openhouse merupakan hal yang penting dan menarik untuk dibicarakan pada pertemuan selanjutnya, tetapi apakah kita dapat kembali pada agenda diskusi hari ini tentang bagaimana meningkatkan mutu pembinaan?

·         Saya merangkum dan menarik kesimpulan seluruh gagasan dalam diskusi

“Tampaknya bahwa permasalahan yang kita hadapi bersama adalah bagaimana meningkatkan mutu pembinaan dengan merevisi materi pembinaan serta menambah sarana pembinaan. Bukankah demikian?”

·         Saya mengusulkan metode-metode yang dapat digunakan oleh tim agar dapat mengatasi permasalahan

“Persoalan-persoalan yang muncul ini tidak mudah untuk diatasi. Dapatkah kita hening sejenak untuk memikirkan dan menuliskan gagasan-gagasan kita dan kemudian secara bergilir kita mendengar satu sama lain mengemukakan gagasan-gagasannya?”

·         Saya membantu tim untuk mengecek persetujuan bersama

“Apakah kita semua setuju bahwa kita memfokuskan perhatian pada revisi materi pembinaan?”

·         Saya mencoba untuk menemukan wilayah-wilayah persetujuan dalam sudut-sudut pandang yang berbeda

“Bu Tutik dan Pak Boni, saya memahami bahwa Anda memiliki memiliki gagasan yang berbeda tentang bagian-bagian dari materi pembinaan yang sudah tidak kontekstual, namun bukankah Anda berdua pada dasarnya setuju bahwa materi pembinaan perlu direvisi?

Mendengar untuk Memahami

Sukses sebuah tim seringkali tergantung pada sebagaimana sering dan mudahnya anggota tim mencapai pemahaman yang sama terhadap isu-isu yang muncul. Mendengar untuk memahami tentang apa yang sedang dikatakan oleh rekan seanggota adalah jantung dari sebuah tim-kerja.

Mendengar juga merupakan suatu tanda penting bahwa Anda menghargai/menghormati rekan dalam tim Anda. Hal tersebut mendorong rekan Anda untuk berpartisipasi dalam tim dan menunjukkan bahwa Anda menghargai opini dan gagasan mereka.

Apa yang dapat Anda lakukan?

·         Berikan pada anggota lain, perhatian Anda yang sepenuhnya

-          Bertahanlah terhadap hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian Anda. Tetaplah berfokus pada pembicara bahkan ketika hal lain terjadi di ruang pertemuan.

·         Terbukalah terhadap gagasan anggota lain

-          Berkonsentrasilah untuk memahami pembicara

-          Cobalah untuk menerima pandangan dan opini-opini pembicara, hargailah hal tersebut walau mungkin berbeda dengan pandangan-pandangan Anda, yang mungkin juga lebih baik.

·         Tunjukkan bahwa Anda mendengarkan

-          Tanyakan hal yang tidak jelas

-          Cek kembali pemahaman Anda

“Pak Boni, jika saya tidak salah, Anda mengatakan bahwa kita perlu meninjau kembali materi pembinaan agar lebih cocok dengan latar belakang dan psikologi perkembangan peserta binaan. Bukankah demikian?”

·         Kombinasikan gagasan Anda dengan gagasan-gagasan yang dengar dari anggota-anggota tim

-          Pepatah Inggris mengatakan bahwa, “listening is more than hearing the words someone says”. Memikirkan tentang apa yang dikatakan seseorang dan melihat apakah Anda dapat menghubungkannya dengan gagasan Anda atau gagasan rekan lain merupakan hal penting.

-          Tip 1: buat catatan. Tulis kata-kata kunci yang dikatakan oleh anggota lain. Jangan cemas jika rasanya Anda menulis hampir semua kata.

-          Tip: 2 Perhatikan bahasa tubuh seseorang. Hal itu akan membantu Anda menginterpretasikan kata-kata mereka.

Contoh-contoh keterampilan mendengar

Berikut ini adalah checklist yang dapat membantu Anda untuk menilai seberapa baguskah “kemampuan mendengar” Anda. Gunakah hal ini unutk membantu Anda mengidentifikasi wilayah-wilayah yang perlu Anda kembangkan.

Kemukakan Pesan atau Gagasan Anda Secara Jelas

Sebagai anggota tim, Anda memiliki tanggungjawab untuk membagikan pengetahuan dan pengalaman Anda dengan anggota tim yang lain. Agar rekan se-tim memahami gagasan Anda, pastikan bahwa Anda mengemukakan pesan atau gagasan secara jelas.

Apa yang dapat Anda lakukan?

·         Buat kejelasan tentang pesan atau poin-poin yang ingin Anda buat

-          Sebelum berbicara, cobalah untuk membuat kejelasan dalam pikiran Anda sendiri, bagaimana poin-poin yang ingin Anda sampaikan berkoneksi dengan topik yang sedang didiskusikan.

·         Berbicaralah dengan cara-cara yang dapat membantu orang lain memahami apa yang Anda katakan

·         Siapkan contoh-contoh, informasi, data-data, atau foto-foto/gambar yang mendukung gagasan Anda

Kembangkan keterampilan komunikasi Anda

Berbicara dalam pertemuan tim dapat terjadi merupakan hal yang sulit. Untungnya, hal itu dapat menjadi lebih mudah bila Anda melatih diri. Berikut ini adalah beberapa cara untuk membantu Anda memulainya:

·         Berbicaralah dengan volume yang cukup keras sehingga orang lain dapat mendengar.

·         Tetap berfokus pada pokok-pokok kunci. Jangan berbicara tanpa tujuan!

·         Jelaskan istilah-istilah khusus yang Anda gunakan, hindari jargon-jargon.

·         Hindari kata-kata kasar, atau hal yang menjatuhkan orang lain

·         Tunjukkan bahwa pesan/gagasan Anda bertalian erat dengan topik yang sedang didiskusikan

·         Latihan membuat kontak mata dengan orang-orang di ruang pertemuan

-          Ini mungkin sesuatu yang sulit, namun kontak mata membantu pendengar merasa lebih bersambung dengan Anda. Hal ini juga membantu Anda jika orang-orang merasa tidak paham. 

·         Cobalah untuk menggambarkan sketsa sederhana tentang apa yang Anda miliki dalam pikiran Anda. Banyak orang memahami gambar lebih baik daripada kata-kata.

·         Tip: Tulis catatan kecil tentang ide-ide Anda dengan orang lain. Hal tersebut dapat membantu Anda untuk memperjelas gagasan Anda.

Written by Irene Evy Wulandari

August 2, 2008

Upcoming article….

Bagian 3:

-          Memberikan umpan balik yang bermanfaat

-          Menerima umpan balik

Pentingnya menjadi bagian dari tim

Dengan menjadi bagian dari sebuah tim, Anda memiliki kesempatan untuk membantu komunitas, organisasi, atau lembaga Anda untuk mengembangkan segudang bakat, pengetahuan dan kreativitas. Demikian pula Anda…  Anda juga mendapat kesempatan untuk mengalami sebuah pembelajaran yang hebat: Anda dapat belajar lebih banyak tentang pekerjaan atau hal yang Anda minati, dan belajar tentang orang-orang dimana Anda bekerja/beraktivitas; Anda memperoleh kesempatan untuk belajar dan mempraktekkan keterampilan-keterampilan yang penting.  Namun bekerja dalam tim juga mengandung tantangan: 1) Sebuah tim seringkali dihadapkan pada problem-problem yang kompleks dan membutuhkan waktu panjang untuk diselesaikan, sehingga pekerjaan tim bukanlah sesuatu yang mudah dan singkat. 2) Periode untuk membuat suatu kemajuan atas suatu kegiatan kemungkinan dibarengi oleh periode kemunduran yang membuat frustrasi. 3) Mengkoordinasi upaya-upaya, jadwal, dan kepentingan-kepentingan banyak anggota tim, bukanlah hal yang mudah. 4) Ketika sebagian anggota tim bekerja dengan sepenuh hati dan berdedikasi, dapat terjadi ada anggota-anggota yang memanipulasi/bermain-main dengan apa yang menjadi tanggungjawabnya. 5) Sungguhpun merupakan hal yang menarik bekerjasama dengan orang-orang yang memiliki gagasan dan perspektif yang berbeda, namun hal itu juga dapat memicu konflik dan frustrasi.

Persiapan Menjadi Anggota Tim yang Efektif

Anda dan Tim Anda

Fondasi yang sesungguhnya dari sebuah tim yang kuat adalah anggota-anggota yang kuat: Para anggota tersebut memiliki komitmen untuk membuat tim yang sukses. Mereka adalah orang-orang yang tahu bagaimana menyampaikan gagasan sehingga dapat dipahami bersama; mampu mendengar satu sama lain dan terbuka terhadap gagasan-gagasan baru; bersedia menyingkapkan dan menangani masalah-masalah dan bukannya menyembunyikan di bawah bantal. Tidak ada seorangpun yang dapat menggapai kemampuan tersebut dalam waktu semalam, dan tidak ada seorangpun yang dapat melakukan semua itu dalam satu waktu; namun dengan latihan, kita semua dapat menjadi lebih efektif sebagai anggota tim.

Mengambil Tanggungjawab

Salah satu kunci sukses sebagai anggota tim adalah kemampuan tanggungajawab. Hal tersebut penting karena: 1) Tim seringkali terlibat dalam pekerjaan-pekerjaan penting demi kesuksesan suatu proyek. 2) Untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan itu, menuntut komitmen dan dedikasi dari seluruh anggota tim. 3) Setiap anggota memiliki perspektif yang unik untuk ditawarkan. Hati-hati, seringkali gagasan yang terbaik malah tidak tersampaikan, oleh karena itu jangan ragu untuk menyampaikan gagasan. Gagasan Anda mungkin sangat penting untuk membantu tim melakukan solusi terbaik.

Sehubungan dengan itu, apa yang dapat Anda lakukan?

·         Komit terhadap diri Anda untuk menjadi bagian dari kesuksesan sebuah tim

-          Fokus pada tujuan tim

-          Lakukan dukungan agar pekerjaan-pekerjaan tim dapat terlaksana

-          Jangan ragu mengatakan jika tim Anda menunjukkan tanda-tanda salah arah

-          Ingat bahwa Anda bekerja dengan anggota lain, bukan melawan mereka.

·         Bantu tim Anda untuk membangun pemahaman yang sama terhadap isu-isu yang dihadapi

-          Sampaikan kepada tim jika Anda memiliki gagasan untuk dibagikan

-          Dengarkan satu sama lain dan terbukalah dengan ide anggota lain: bangun dan kembangkan ide yang ditawarkan

-          Ekspresikan dukungan Anda terhadap gagasan anggota lain

·         Bertanggungjawablah terhadap apa yang Anda katakan dan Anda kerjakan

-          Pelihara komitmen Anda terhadap tim

-          Waspadalah tentang apa yang Anda katakan dan yang Anda lakukan serta dampak-dampaknya terhadap tim

Konsisten Memelihara Komitmen

Anggota tim yang lain sangat bergantung pada Anda agar pekerjaan Anda dapat terlaksana, sehingga pekerjaan tim secara keseluruhanpun dapat terlaksana. Menyelesaikan tugas-tugas dengan tepat waktu membantu tim Anda membuat kemajuan dan menjaga daya gerak.

·         Tip: Mintalah pertolongan anggota lain atau pemimpin tim jika Anda menghadapi masalah. Evaluasi kembali apakah jumlah pekerjaan Anda sementara waktu dapat diatur ulang atau apakah anggota lain dapat membantu Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu.

Apa yang dapat Anda lakukan?

·         Lakukan upaya yang terbaik untuk memelihara komitmen Anda

-          Temukan cara-cara untuk mengingatkan diri Anda terhadap batas waktu dan komitmen-komitmen yang Anda buat. Sebagai contoh, buatlah catatan pada kalender atau bawa buku notes kecil di saku/kantong Anda.

-          Jika Anda tidak dapat mencapai batas waktu/komitmen  yang ditetapkan, informasikan kepada tim Anda sehingga jadwal dapat segera diatur ulang.

·         Pertimbangkan komitmen dan prioritas-prioritas yang telah Anda buat sekarang ini sebelum menyetujui suatu pekerjaan/komitmen baru

-          Diskusikan prioritas-prioritas Anda dengan pimpinan atau supervisor tim.

-          Walaupun terasa berat untuk mengatakan “tidak”, hal tersebut akan lebih membantu tim daripada Anda menjanjikan sesuatu yang Anda tidak dapat melakukannya.

Written by: Irene Evy Wulandari

August 1, 2008

Upcoming article…

Bagian II

·         Berkontribusi dalam diskusi-diskusi

·         Mendengar untuk memahami

·         Menyampaikan gagasan dengan jelas

My name is Irene. I am an Indonesian living in Toronto, Canada. I studied at Atma Jaya University and Jakarta State University when I was in Indonesia, and now I am continuing another study here. I am interested to discuss about education, art, and culture. I also like to talk about diversity. In my point of view, Indonesia and Canada have similar society values. Both of them respect multicultural (Indonesia: Bhinneka Tunggal Ika), tolerance, and democracy which can make possible for everybody to complement each other. I hope we can discuss and share so many wonderful things about our rich and powerful world. Welcome and would be very nice to meet you!

Irene