Menyambung Bagian 1 artikel tentang Peran dan Keterampilan Sebagai Anggota Tim, tulisan ini akan membahas tentang pentingnya setiap anggota tim: 1) Berkontribusi dalam diskusi-diskusi, 2) Mendengarkan untuk memahami, dan 3) Menyampaikan gagasan-gagasan secara jelas.
Berkontribusi dalam Diskusi-diskusi
Kekuatan dari sebuah tim terletak pada anggota-anggotanya yang mampu membagikan gagasan-gagasan dan pengalaman-pengalamannya. Kebanyakan dari sharing terjadi melalui pertemuan-pertemuan diskusi. Semakin baik keterampilan diskusi Anda, semakin besar pula kemampuan Anda untuk membantu tim. Keterampilan-keterampilan diskusi sangat bermanfaat dalam berbagai situasi.
Apa yang dapat Anda lakukan?
· Kontribusikan gagasan dan usul-usul Anda dalam diskusi-diskusi
· Dengarkan anggota lain
· Berikan bantuan Anda untuk menjalankan/mengendalikan diskusi-diskusi tim
Daftar Keterampilan diskusi
Daftar di bawah ini memberikan contoh yang sangat bermanfaat tentang keterampilan diskusi. Berapa poin dibawah ini yang Anda latih secara teratur?
· Saya memberikan alasan-alasan bagi opini-opini saya
“Saya tidak setuju. Saya mendapat lebih banyak keluhan dari orang-orang tentang materi paket pelatihan daripada tentang jadwal pelatihan”
· Saya bertanya kepada anggota lain untuk menjelaskan alasan-alasan dibalik opini-opini mereka
“Bu Tutik, apakah Anda dapat memberikan penjelasan lebih lanjut tentang usulan Anda bahwa kita membutuhkan lebih banyak sarana pembinaan?”
· Saya membantu anggota lain untuk terlibat dalam diskusi dengan menanyakan ide atau opini mereka
“Bolehkah saya mendengar gagasan Pak Dedeng dan Bu Keke tentang bagaimana meningkatkan mutu materi pelatihan kita?”
· Saya mencoba untuk membawa tim kembali pada pokok diskusi jika diskusi telah melebar atau menyimpang
“Saya setuju bahwa kegiatan openhouse merupakan hal yang penting dan menarik untuk dibicarakan pada pertemuan selanjutnya, tetapi apakah kita dapat kembali pada agenda diskusi hari ini tentang bagaimana meningkatkan mutu pembinaan?
· Saya merangkum dan menarik kesimpulan seluruh gagasan dalam diskusi
“Tampaknya bahwa permasalahan yang kita hadapi bersama adalah bagaimana meningkatkan mutu pembinaan dengan merevisi materi pembinaan serta menambah sarana pembinaan. Bukankah demikian?”
· Saya mengusulkan metode-metode yang dapat digunakan oleh tim agar dapat mengatasi permasalahan
“Persoalan-persoalan yang muncul ini tidak mudah untuk diatasi. Dapatkah kita hening sejenak untuk memikirkan dan menuliskan gagasan-gagasan kita dan kemudian secara bergilir kita mendengar satu sama lain mengemukakan gagasan-gagasannya?”
· Saya membantu tim untuk mengecek persetujuan bersama
“Apakah kita semua setuju bahwa kita memfokuskan perhatian pada revisi materi pembinaan?”
· Saya mencoba untuk menemukan wilayah-wilayah persetujuan dalam sudut-sudut pandang yang berbeda
“Bu Tutik dan Pak Boni, saya memahami bahwa Anda memiliki memiliki gagasan yang berbeda tentang bagian-bagian dari materi pembinaan yang sudah tidak kontekstual, namun bukankah Anda berdua pada dasarnya setuju bahwa materi pembinaan perlu direvisi?
Mendengar untuk Memahami
Sukses sebuah tim seringkali tergantung pada sebagaimana sering dan mudahnya anggota tim mencapai pemahaman yang sama terhadap isu-isu yang muncul. Mendengar untuk memahami tentang apa yang sedang dikatakan oleh rekan seanggota adalah jantung dari sebuah tim-kerja.
Mendengar juga merupakan suatu tanda penting bahwa Anda menghargai/menghormati rekan dalam tim Anda. Hal tersebut mendorong rekan Anda untuk berpartisipasi dalam tim dan menunjukkan bahwa Anda menghargai opini dan gagasan mereka.
Apa yang dapat Anda lakukan?
· Berikan pada anggota lain, perhatian Anda yang sepenuhnya
- Bertahanlah terhadap hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian Anda. Tetaplah berfokus pada pembicara bahkan ketika hal lain terjadi di ruang pertemuan.
· Terbukalah terhadap gagasan anggota lain
- Berkonsentrasilah untuk memahami pembicara
- Cobalah untuk menerima pandangan dan opini-opini pembicara, hargailah hal tersebut walau mungkin berbeda dengan pandangan-pandangan Anda, yang mungkin juga lebih baik.
· Tunjukkan bahwa Anda mendengarkan
- Tanyakan hal yang tidak jelas
- Cek kembali pemahaman Anda
“Pak Boni, jika saya tidak salah, Anda mengatakan bahwa kita perlu meninjau kembali materi pembinaan agar lebih cocok dengan latar belakang dan psikologi perkembangan peserta binaan. Bukankah demikian?”
· Kombinasikan gagasan Anda dengan gagasan-gagasan yang dengar dari anggota-anggota tim
- Pepatah Inggris mengatakan bahwa, “listening is more than hearing the words someone says”. Memikirkan tentang apa yang dikatakan seseorang dan melihat apakah Anda dapat menghubungkannya dengan gagasan Anda atau gagasan rekan lain merupakan hal penting.
- Tip 1: buat catatan. Tulis kata-kata kunci yang dikatakan oleh anggota lain. Jangan cemas jika rasanya Anda menulis hampir semua kata.
- Tip: 2 Perhatikan bahasa tubuh seseorang. Hal itu akan membantu Anda menginterpretasikan kata-kata mereka.
Contoh-contoh keterampilan mendengar
Berikut ini adalah checklist yang dapat membantu Anda untuk menilai seberapa baguskah “kemampuan mendengar” Anda. Gunakah hal ini unutk membantu Anda mengidentifikasi wilayah-wilayah yang perlu Anda kembangkan.
|
Tanda-tanda bahwa Anda mendengar secara efektif |
Hampir tidak pernah |
Kadang-kadang |
Sering |
|
Saya menyatakan kembali apa yang saya pikirkan dan saya dengar dari anggota lain sebagai cara saya untuk mengecek pemahaman saya |
|
|
|
|
Saya memberikan perhatian penuh kepada pembicara |
|
|
|
|
Saya mendengar dengan pikiran dan hati yang terbuka |
|
|
|
|
Saya meminta pembicara untuk berbicara lebih pelan jika mereka berbicara terlalu cepat |
|
|
|
|
Saya meminta pembicara untuk menjelaskan kata-kata atau istilah yang tidak saya pahami |
|
|
|
|
Tanda-tanda bahwa Anda tidak mendengar secara efektif |
Hampir tidak pernah |
Kadang-kadang |
Sering |
|
Bukannya mendengar, saya malah berpikir tentang apa yang ingin saya katakan selanjutnya |
|
|
|
|
Saya mengemukakan pemikiran atau gagasan-gagasan yang sudah disampaikan |
|
|
|
|
Saya mengemukakan pertanyaan-pertanyaan yang sudah ditanyakan |
|
|
|
|
Saya ketinggalan kereta ketika diskusi berlangsung atau ketika keputusan telah dibuat |
|
|
|
|
Saya merasa sudah tahu/yakin tentang apa yang akan diungkapkan oleh anggota tim sebelum mereka mengatakannya |
|
|
|
|
Saya suka menginterupsi pembicara lain |
|
|
|
Kemukakan Pesan atau Gagasan Anda Secara Jelas
Sebagai anggota tim, Anda memiliki tanggungjawab untuk membagikan pengetahuan dan pengalaman Anda dengan anggota tim yang lain. Agar rekan se-tim memahami gagasan Anda, pastikan bahwa Anda mengemukakan pesan atau gagasan secara jelas.
Apa yang dapat Anda lakukan?
· Buat kejelasan tentang pesan atau poin-poin yang ingin Anda buat
- Sebelum berbicara, cobalah untuk membuat kejelasan dalam pikiran Anda sendiri, bagaimana poin-poin yang ingin Anda sampaikan berkoneksi dengan topik yang sedang didiskusikan.
· Berbicaralah dengan cara-cara yang dapat membantu orang lain memahami apa yang Anda katakan
· Siapkan contoh-contoh, informasi, data-data, atau foto-foto/gambar yang mendukung gagasan Anda
Kembangkan keterampilan komunikasi Anda
Berbicara dalam pertemuan tim dapat terjadi merupakan hal yang sulit. Untungnya, hal itu dapat menjadi lebih mudah bila Anda melatih diri. Berikut ini adalah beberapa cara untuk membantu Anda memulainya:
· Berbicaralah dengan volume yang cukup keras sehingga orang lain dapat mendengar.
· Tetap berfokus pada pokok-pokok kunci. Jangan berbicara tanpa tujuan!
· Jelaskan istilah-istilah khusus yang Anda gunakan, hindari jargon-jargon.
· Hindari kata-kata kasar, atau hal yang menjatuhkan orang lain
· Tunjukkan bahwa pesan/gagasan Anda bertalian erat dengan topik yang sedang didiskusikan
· Latihan membuat kontak mata dengan orang-orang di ruang pertemuan
- Ini mungkin sesuatu yang sulit, namun kontak mata membantu pendengar merasa lebih bersambung dengan Anda. Hal ini juga membantu Anda jika orang-orang merasa tidak paham.
· Cobalah untuk menggambarkan sketsa sederhana tentang apa yang Anda miliki dalam pikiran Anda. Banyak orang memahami gambar lebih baik daripada kata-kata.
· Tip: Tulis catatan kecil tentang ide-ide Anda dengan orang lain. Hal tersebut dapat membantu Anda untuk memperjelas gagasan Anda.
Written by Irene Evy Wulandari
August 2, 2008
Upcoming article….
Bagian 3:
- Memberikan umpan balik yang bermanfaat
- Menerima umpan balik
